如何用手工帳
一、試運(yùn)行
　　電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正式使用之前，必須與手工并行運(yùn)行一段時(shí)間，以檢驗(yàn)其是否達(dá)到預(yù)定目標(biāo)，軟件是否有缺陷或錯(cuò)誤，以及系統(tǒng)的合法性、安全性、可靠性等。這一階段稱為試運(yùn)行階段。
1.試運(yùn)行的目的
會(huì)計(jì)核算軟件，無論是自己研制或是購(gòu)買的，一般在開發(fā)時(shí)已對(duì)軟件的功能及有關(guān)性能進(jìn)行了測(cè)試和鑒定。但是，首先，這些測(cè)試一般是采用數(shù)據(jù)模擬方式，與單位實(shí)際會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)相差很遠(yuǎn)；其次，對(duì)一些通用軟件，大量的初始化定義工作如成本核算、報(bào)表編制等，都由用戶定義，也難免出現(xiàn)差錯(cuò)；此外，會(huì)計(jì)軟件是一種待殊軟件，使用時(shí)要確保萬無一失。因此，會(huì)計(jì)核算軟件必須經(jīng)過試運(yùn)行才能投入正式作用。
(1)會(huì)計(jì)核算軟件的功能檢查。通過試運(yùn)行，檢查核算軟件所能完成的功能是否達(dá)到了原設(shè)計(jì)的要求，每一功能模塊是否按規(guī)定的處理程序及方法完成核算業(yè)務(wù)。
(2)正確性檢查。通過試運(yùn)行，并與手工比較，檢驗(yàn)會(huì)計(jì)核算軟件在記帳、編制報(bào)表、成本核算、工資計(jì)算等業(yè)務(wù)處理的正確與否。
(3)合法性檢查。檢查會(huì)計(jì)核算軟件是否符合財(cái)政部關(guān)于會(huì)計(jì)核算軟件的幾項(xiàng)規(guī)定的有關(guān)要求，是否符合財(cái)政部門制定的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度。
(4)可靠性、安全性檢查。檢查整個(gè)系統(tǒng)在運(yùn)行過程中是否安全可靠，能否保證會(huì)計(jì)核算工作的正常進(jìn)行,能否防止一些意外事故等等。
(5)及時(shí)性。系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，能否保證及時(shí)提供、上報(bào)有關(guān)會(huì)計(jì)信息，包括帳、表等。
(6)例外情況檢查。通過試運(yùn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)一些原先設(shè)計(jì)時(shí)未加考慮的例外事件，并及時(shí)采取措施，改進(jìn)完善軟件。
總之，通過試運(yùn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)中的一些錯(cuò)誤、問題，排除一些隱患，完善功能，保證會(huì)計(jì)核算軟件在投入使用后盡量不發(fā)生或少發(fā)生問題。
2.試運(yùn)行階段的主要工作
財(cái)政部規(guī)定，會(huì)計(jì)核算軟件要經(jīng)過三個(gè)月以上的試運(yùn)行。對(duì)于由財(cái)政部主持評(píng)審的商品化會(huì)計(jì)核算軟件，要求在四個(gè)以上用戶跨年度運(yùn)行半年以上。
在試運(yùn)行階段，一方面手工核算工作仍要繼續(xù)，另一方面要花力量組織并輸入計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)核算所需的當(dāng)月數(shù)據(jù)，包括記帳憑證、成本核算數(shù)據(jù)、職工考勤等，操作計(jì)算機(jī)完成有關(guān)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，并輸出所有總帳、明細(xì)帳、報(bào)表和有關(guān)核算中間結(jié)果。分析計(jì)算機(jī)輸出結(jié)果與手工帳表數(shù)據(jù)比較，查找差異原因，若屬軟件設(shè)計(jì)原因，就必須由有關(guān)人員修改程序，改正缺陷。
3.試運(yùn)行階段應(yīng)注意的問題：
(1)試運(yùn)行階段，手工和計(jì)算機(jī)兩套系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)。這勢(shì)必增加財(cái)會(huì)人員的工作量。一般會(huì)計(jì)人員除了需多編制憑證外，還負(fù)責(zé)輸入或復(fù)核和結(jié)果分析比較等任務(wù)，工作量十分大，因此，一定要加強(qiáng)管理，做好思想工作，領(lǐng)導(dǎo)要大力支持，全力以赴，協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，贏得有關(guān)人員特別是財(cái)會(huì)人員的理解和支持，保證試運(yùn)行工作順利進(jìn)行。
(2)試運(yùn)行要取得預(yù)期效果,除了軟件性能外,還要依靠慎密的組織、嚴(yán)格的管理和較好的人員素質(zhì)。因此在此階段，要按照有關(guān)要求，有計(jì)劃有步驟開展工作，并嚴(yán)格遵照系統(tǒng)使用操作說明書和有關(guān)管理制度。并必須配備熟悉本單位會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)和電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、系統(tǒng)開發(fā)知識(shí)的系統(tǒng)管理人員。目前，許多單位試運(yùn)行時(shí)間拖得很長(zhǎng)，有的超過幾年，甚至最后失敗，往往不是軟件本身設(shè)計(jì)問題，而是應(yīng)用部門在這些方面跟上不，最后不得不甩掉計(jì)算機(jī)，回到手工核算狀態(tài)。
(3)輸入的數(shù)據(jù)尤其是憑證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確與否是保證手工與計(jì)算機(jī)輸出結(jié)果一致的關(guān)鍵。記帳憑證編制必須嚴(yán)格按照系統(tǒng)有關(guān)規(guī)定，不得省略有關(guān)項(xiàng)目、內(nèi)容，科目必須明細(xì)到規(guī)定的最低級(jí)數(shù)，保證憑證輸入的質(zhì)量，所有記帳憑證在記帳前必須復(fù)檢，杜絕憑證重輸、漏輸。
(4)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可能在某些方面改變了原手工處理習(xí)慣和方法，因此，必須敦促會(huì)計(jì)人員按新的要求、新的方法處理，以保證核算結(jié)果的可比性。
(5)手工核算與計(jì)算機(jī)核算結(jié)果的一致性問題。一般情況下，這兩者結(jié)果應(yīng)該一致。但由于計(jì)算機(jī)精度高，通過計(jì)算機(jī)計(jì)算出來的一些數(shù)據(jù)，與手工有一定誤差。如成本核算中的水電汽暖費(fèi)、材料差異、工資、車間經(jīng)費(fèi)、企業(yè)管理費(fèi)等費(fèi)用分配，可能會(huì)出現(xiàn)幾分、幾角的誤差，導(dǎo)致手工與計(jì)算機(jī)核算對(duì)不起來，也影響到有關(guān)總帳、明細(xì)帳，最后影響有關(guān)報(bào)表。這種誤差屬正常的，不應(yīng)是問題。因此對(duì)于手工與計(jì)算機(jī)核算結(jié)果不一致問題，首先應(yīng)分析差異原因，是正常的還是不正常的，對(duì)不正常的，還要看是人工原因還是軟件問題，然后糾正。
二、替代手工核算程序
　　1.替代手工核算的基本條件
當(dāng)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)經(jīng)過一定時(shí)期的試運(yùn)行，達(dá)到有關(guān)要求規(guī)定，就應(yīng)甩掉手工，由計(jì)算機(jī)完成會(huì)計(jì)核算工作。會(huì)計(jì)電算化的首要目的，就是要使財(cái)會(huì)人員擺脫繁瑣的記帳、算帳、報(bào)帳工作。但是對(duì)通過試運(yùn)行沒有發(fā)現(xiàn)問題或發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)得到改進(jìn)的會(huì)計(jì)軟件，不能保證在正式運(yùn)行中不出問題。要保證正常運(yùn)轉(zhuǎn)，還需要具備相應(yīng)的條件，因此，財(cái)政部在“會(huì)計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定中規(guī)定，替代手工記帳必須具備以下條件：
(1)單位獲得“會(huì)計(jì)工作達(dá)標(biāo)單位“證書。
(2)采用的會(huì)計(jì)核算軟件已通過評(píng)審。